freeeの自動で経理を使っていますが、いまいち便利になりません。使いこなすポイントを教えて下さい
こんにちは、クラウド会計チームのたけちゃんです。自動で経理の活用のキモは「自動登録ルール」です。今日はこちらの機能を見ていきましょう
自動登録ルールとは？
自動で経理で明細の取引を登録する際、「自動登録ルールとして設定」にチェックを入れて登録します。
すると、次からその取引内容の明細が取り込まれると、今登録した仕訳内容（勘定科目、タグなど）が推測されて出てくるようになります。
これが「自動登録ルール」です。
今回は「ＥＴＣ 首都高速道路」という取引内容について、自動登録ルールを設定しました。
類似の取引内容についても同じルールを適用したいときは？
下図のように、取り込んだ明細に、他にも「ＥＴＣ 特別割引 首都高速道路」「ＥＴＣ 早朝夜間割引」などが存在する場合…
「ＥＴＣ」と入っていればすべて先程のルールと同じく「旅費交通費」で自動で取引登録をしたくなりますよね。
freeeの自動登録ルールなら、それが可能です！
「完全一致」とは？
メニューバーの設定＞自動登録ルールの設定を開くと、これまで登録してきた自動登録ルールの一覧が出てきます。
そこで、先程設定した「ＥＴＣ 首都高速道路」の自動登録ルールを開きましょう。
すると、取引内容の一致条件は「完全一致」となっています。
これはつまり、「ＥＴＣ 首都高速道路」と完全に同じ内容の取引内容の明細でないと、この自動登録ルールは適用されないということです。
「部分一致」を使いこなそう！
そこで、取引内容を「ＥＴＣ」にし、一致条件を「部分一致」に設定してみましょう。このように設定すれば、「ＥＴＣ ◯◯」のように、「ＥＴＣ」の後にどんな文言が入っても、同じ自動登録ルールが適用されることになります。
「この条件に一致した時」は何を選ぶ？
自動登録ルールの設定でもう一つキモとなるのは、「この条件に一致した時」のアクションです。
デフォルトの設定では「取引を推測する」になっています。
これを「取引を登録する」にすると、同じ取引内容・条件に一致した明細を取り込んだときは、「自動で経理」の画面にすら出現せず、完全に自動で取引登録されることになります。
毎回同じ内容で仕訳を切る明細など、仕訳内容を判断する必要のないものは、「取引を登録する」に設定しておくとさらに記帳作業が楽になりますので試してみて下さい。
「取引を登録する」の多用には注意
ただし、どれでも安易に「取引を登録する」に設定してしまうのは注意が必要です。
例えば、「マツモトキヨシ」という取引内容の明細はすべて「消耗品費」として「取引を登録する」という自動登録ルールを設定していたとしましょう。
そんなある日、本来は30万円以上の固定資産として登録すべきものをマツモトキヨシで購入していた場合どうなるでしょうか？これも、消耗品費として経費に計上されてしまいます。
このように、安易に「取引を登録する」のルールを使いすぎると、税務の判断が必要な取引についても誤って記帳されてしまうリスクがありますので、税理士などの専門家と相談するようにしてください。
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