クラウド会計を使うべき会社とは？おすすめポイントを紹介

【税理士が解説】成長企業がクラウド会計を導入すべき理由とは？

✓　今、急成長のIPO準備企業で、クラウド会計が続々と導入されている
✓　社内の財務会計データを一つのシステムに統合できる
✓　業務効率化・経営の意思決定が迅速化される
✓　IT導入補助金で最大2/3、450万円の補助

皆さまは「クラウド会計ソフト」と聞くとどんなイメージを持たれますか？

「個人事業主向けでしょ？」
「小さい規模の会社しか使えないんじゃない？」

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昔はそんなイメージもあったかと思います。

それが今、急成長中のIPO企業や、上場企業も利用しているのが、クラウド会計ソフトでシェアNo.1のfreeeです。サービスを提供しているフリー株式会社も、自社経理にfreeeを利用しており、2019年12月に東証マザーズに上場をしました。

ただ実際のところ、「どんな会社がfreeeを導入するのに向いているか？」という基準は明確化されておらず、「うちはクラウド会計なんて関係ない…」と思う方も、多いのではないかと思います。

ここでは、どんな会社がクラウド会計freeeを利用すべきか、導入後にはどのようなメリットが期待できるのかを解説していきます。

クラウド会計freeeに向いている会社は？

それでは実際に、どのような会社がfreee利用に向いているか、見ていきましょう。下の図で挙げられるように、様々なポイントがあります。

freee会計はこんな会社に向いている
①仕訳数が多い

仕訳数が多い会社は、freee会計の「自動で経理」を使って帳簿付けを自動化していくのがおすすめです。

入出金やカード利用の仕訳登録を自動化

インターネットバンキングやクレジットカードをfreee会計と連携することで、自動で仕訳をしてくれます。この自動仕訳機能により、入力の手間やミスをなくすことができ、経理処理の時間を大幅に減らすことができます。

ルールを作成しておけば自動で仕訳処理をすることができます。
例えば「東京電力」という文字列があれば、勘定科目「水道光熱費」を自動推測させるなど、毎月同じ取引について、人の手をかけず仕訳登録作業を完結できます。

レシートをスマホで取り込み

現金払いが多い場合、レシートや領収書をスキャナやスマホで取り込み仕訳登録する機能が活用できます。

スキャナがある会社なら、大量のレシートをまとめてスキャンし、高速で仕訳登録をすることができます。スキャナがないときは、スマホカメラでレシートを撮影し、freeeに取り込むことで仕訳登録をすることもできます。

この機能を使えば、日付や金額はfreee会計のOCR機能が文字列を読み込んで、自動入力してくれるので、いちいち証憑を見ながら手入力する必要はありません。

また、勘定科目や取引先などの仕訳情報も、利用していくほどにAIが学習し、自動で推測するようになります。

freee会計はこんな会社に向いている
②有料の販売管理ソフトを利用している

請求書作成、見積書発行はfreee会計でできる

freee会計は、追加料金なしで見積書・納品書・請求書を作成することもできます。

また、請求済みの請求書をクリックするだけで、売上仕訳を計上できる他、
売上の回収時にはオンラインバンキングと連携し、リアルタイムに消込処理をすることができます。

この機能のおかげで、請求時や入金時にわざわざ手入力で仕訳を起こす必要がなくなります。

(freeeヘルプページより)

出力データをfreeeにインポートすれば債権の計上が楽ちん

これまでの販売管理ソフトを引き続き使いたい。
そんな場合でも大丈夫です。ほとんどの販売管理ソフトは、データ出力機能がついています。これをcsv形式でデータ出力をしてみましょう。そのファイルをfreee用に少し加工してインポートすれば、毎月の売掛金計上作業は大きく効率化されます。

もしも今利用している販売管理ソフトの毎年の保守料負担に悩んでおられたり、契約更新が迫っている場合には、思い切ってfreeeへ切り替えてみましょう。freeeなら月額1,980円からの会計freee利用料の内で、通常の販売管理ソフトと同程度な個別債権管理が可能です。

債務側も同様に

在庫・仕入管理ソフトを導入している場合も同様です。管理ソフトからcsv形式でデータを出力し、freeeに取り込みましょう。

業務ツールが複数ある

freeeに一元化することで、ミスを防ぎ効率化

現場では、各営業がエクセル等で見積書や納品書を作成…経理は、現場からあがってきた納品書をもとに、販売管理ソフトに売上情報を入力…請求書作成ソフトやエクセルで請求書を作成し発行…通帳を見ながら入金確認をし、会計ソフトに仕訳を入力…このように、業務ごとに分断されたツールを使用し、社内で同じ情報を何度も何度も業務ツールに入力している、というケースはよくあります。
freeeなら、複数ある業務ツールを一元化し、同じ情報を重複入力することなく、オールインワンで経理業務を行うことが出来ます。

(freee活用ガイドブックより)

複数拠点・店舗があり全体の数字がまとまるまでに長時間かかっている

クラウドなら各拠点・店舗で直接入力が可能

複数拠点・店舗があり、各拠点から領収書や請求書を本社が回収するのに時間を要していたり、拠点間で書類を郵送・メールでやりとりするのに手間がかかっていませんか？
freeeなら、拠点・店舗ごとに担当者がfreeeに直接入力できるため、リアルタイムで会社の数字を把握することができます。

閲覧・編集権限も設定できる

freeeは、ユーザーごとに細かく権限を設定できるため、拠点・店舗ごとに閲覧・編集できる範囲を設定することができます。見られたくない給与などのデータは、見れない設定にしておきましょう。

コメント活用＆仕訳を承認制にすればチェック作業が楽に

仕訳入力は承認制にすることができます。会計に不慣れな担当者に直接入力をしてもらうのが不安な場合も、安心です。さらに、コメント機能を使えば、いちいち電話やメールで内容を確認する必要はありません。複数拠点・店舗がある場合には、クラウド会計を使った業務効率化が可能です。

レジアプリ・決済アプリを導入している、導入を検討している

データをfreeeと連携し、売上計上を自動化

飲食店などで、レジアプリや楽天ペイなどの決済アプリを導入している場合、freeeと連携することで売上データをfreeeに取り込み、自動で帳簿付けをすることができます。

(freee活用ガイドブックより)

支払作業に多くの時間がかかっている

freeeのレポートから全銀ファイルを出力し支払い作業が効率化

毎月の支払先が多く、振込依頼書を手書きで記載している等、支払い作業に多くの工数がかかっていませんか？
こうした支払い作業も、freeeを使えば効率化が可能です。「支払管理レポート」には、全銀振込ファイルをワンクリックで作成できる機能があります。インターネットバンキングを契約していれば、全銀振込ファイルをインターネットバンキング上にアップロードするだけで支払い作業が完了します。また、三菱UFJ銀行などの一部の銀行では、インターネットバンキングにログインする必要すらなく、freeeから直接振込も可能です。

新しい働き方への対応が必要

クラウドなら場所を問わず業務でき在宅・遠隔ワーク可能

近年、「働き方改革」が経営の鍵となっています。より柔軟な働き方が求められる中、「オフィスに出社し9時から17時まで働く」という、従来型の働き方の選択肢のみでは、優秀な人材の確保は難しくなるかもしれません。この点クラウド会計なら、時間や場所を問わずに業務が可能です。在宅や遠隔で働きたいという、従業員の新しいニーズにも柔軟に対応可能です。そうした新しい働き方に向き合う姿勢のある会社は、クラウド会計がおすすめです。

クラウドなら、

子育てしながらの在宅ワークもOK

経理担当者が雇えない・世代交代に直面

会計の知識がなくてもOK！freeeなら採用の間口広がる

経理担当者が雇えない、そろそろ担当者が定年を迎える、など、経理担当者の雇用に関する悩みを抱える会社も多いと思います。従来のように、採用条件に「簿記」を掲げていても、人材は集まりにくくなっている、という声も多くあります。
freeeなら、会計の知識がなくても記帳ができるように設計されていますので、採用の間口を広げることが出来ます。

会計や簿記の知識が少ない新人さんにも、

スムーズに経理業務の引き継ぎができますね

クラウドなら場所を問わず業務でき、地域にとらわれず採用可能

人手不足から、地元での採用に悩んでおられる会社も多いのではないでしょうか。クラウド会計なら、場所を問わずクラウドで業務ができるため、地域にとらわれない採用が実現できます。

まとめ

以上、どんな会社がクラウド会計freeeを利用するべきか？を見てきましたが、業種・規模にかかわらず、ほとんどの会社がfreeeを導入することで多くのメリットを感じることができます。

逆に、どのような会社はfreeeに向いていないのでしょうか？

一般的には、従業員数が500人を超えたり、帳簿上で個別債権管理をすべき取引先社数が3万を超えるような場合、freeeに限らず、クラウドシステムでの経理処理は難しいと考えます(処理速度の問題)。また、オンラインバンキングの導入をしていない場合も、せっかくの自動記帳機能が利用できないため、効率化が期待し辛いかもしれません。